Světový pohár v triatlonu a Freelo
Kdo jsme?
Organizace triatlonových závodů je sama o sobě velmi náročná proto, že v jeden čas musíte připravit a zabezpečit závody ve třech různých odvětvích v jeden čas (v plavání, silniční cyklistice a běhu). V našem případě je to složitější ještě o to, že cyklistická a běžecká část se koná na provozně velmi vytížených komunikacích a ještě k tomu v lázeňském turisticky exponovaném centru města. Závod je třídenní a každý z jednotlivých závodů si žádá své procedury, nejkomplikovaněji při Světovém poháru.
Protože se jedná o jednorázovou akci, jeden víkend v roce, pracujeme s nadšenci, externisty-špičkami ve svých oborech, kteří mají na starosti své sekce. Ti zároveň potřebují mít přehled o průběhu příprav, které sice probíhají celoročně ale v hlavní intenzitě 3 měsíce před akcí.
Početná skupina dobrovolníků (žlutá trička) obklíčila core team závodu (tmavá trička a košile).
Pro neziskovou organizaci jako jsme my, může být nalezení nástroje pro řízení projektů, který by se vešel do našeho omezeného rozpočtu, výzvou. Po několika letech používání nástroje Freelo však můžeme s jistotou říci, že je to vynikající řešení pro každou neziskovou organizaci, která potřebuje nástroj pro řízení projektů.
Určitě nejsme nováčci
Co je Freelo?
Freelo je česká aplikace na řízení projektů, která nám bezesporu pomohla zefektivnit týmovou spolupráci a prohloubit sdílení informací mezi jednotlivými sekcemi organizace závodů.
Jak již bylo zmíněno, organizace triatlonových závodů v centru vytíženého centra města vyžaduje vzít v potaz celou řadu faktorů. S Freelem máme konečně místo, které nám umožňuje mít pod kontrolou všechny úkoly. Jedním kliknutím na webu nebo telefonu hned vidíme, jaké úkoly probíhají, kde máme určité překážky a kdo je řeší. Celý tým je během sekundy obeznámen se aktuální situací a může pomoci tam, kde je zrovna nejvíce potřeba.
Freelo má čistý a intuitivní design, který usnadňuje nastavení projektů, vytváření úkolů, jejich přidělování členům týmu a sledování pokroku.
Mobilní aplikace, vše okamžitě a přehledně po ruce
Jak nám pomáhá?
- Přidávání úkolů je velice jednoduché i z mobilní aplikace, což oceníme zejména při práci v terénu, nebo přímo na akci, kde si potřebujeme rychle něco zaznamenat, nebo někomu úkol přidělit.
- Z naší pozice oceňujeme možnost zobrazení to-do listů a úkolů ve Freelu pro jednotlivce – jaké úkoly čekají na splnění od jednotlivce, tak také pro ředitele závodu. Byli jsme schopni vytvořit například to-do listy pro náš grafický tým, logistický tým a tým, který má na starosti mezinárodní komunikaci. Toto nám pomohlo udržet všechny na stejné straně a zajistit, aby byly všechny úkoly splněny včas.
- Každý rok oceňujeme možnost podívat se zpětně na úkoly a diskuze. Tato data z předchozích závodů za několik let máme tedy pod palcem ve strukturované formě. Tento přehled nám umožňuje vyvarovat se minulým nedostatkům a celkově zlepšovat kvalitu organizace závodů. Šablony jsou užitečný nástroj v tomto ohledu. Můžeme každý rok startovat s úkoly vytvořenými automaticky a na žádné nezapomenout.
- Jsme rádi, že jsme našli kvalitní projektovou aplikaci, která je v češtině. Jsme ryze český tým a proto oceňujeme srozumitelnost a jednoduchost aplikace Freelo.
- Poslední funkci, kterou bych rád vyzvednul, jsou Tagy. Můžeme si pomocí nich zjednodušit vyhledávání a také je použít k přehlednému označení pokroku jednotlivých úkolů.
- Kromě všeho již zmíněného se nám líbí možnost časově kontrolovaného tmavého režimu, časové omezení pracovní doby pro notifikace, a další možná personální nastavení.
Kontrola těsně před závodem
Budoucnost
Freelo team je velice aktivní a vývoj nespí. Během let používaní Freela jsme mohli vyzkoušet spousty nových funkcí. Jedna z funkcí, kterou bychom si přáli a byla nedávno vydána jsou Gantt charts, které jsou dostupné jen pro vyšší verze Freela.
Rádi bychom se jako tým posunuli dále a prohloubili svou interakci a integraci s Freelem. Freelo má spousty možností jak spolupracovat s externími nástroji, ať už ve formě integrací, webhooku nebo otevřeného API rozhraní.
Každý rok máme pro Freelo větší a větší využití
FREELO!
Freelo nám pomohlo zvednout úroveň závodů. A vzhledem k tomu, že je s námi již pár let, si ani nedokáži představit fungovaní před Freelem.
Největší skok pro nás byl při změně z Evropského poháru na Světový, kdy bylo potřeba nějaký nástroj vybrat.
Jsme velice rádi za skvělou českou alternativu.
Pokud vás zajímá Freelo a chtěli byste jej zkusit, je to možné zdarma, stačí navštívit https://www.freelo.io/cs